주문이 들어왔는데 재료가 없어서 메뉴를 못 내는 날이 있습니다. 반대로 냉장고 깊숙한 곳에서 유통기한 지난 재료가 나오는 날도 있죠. 둘 다 같은 원인입니다. 지금 뭐가 얼마나 있는지 정확히 모르는 것입니다.
재고관리 프로그램을 알아보면 월 이용료가 부담스럽고, 기능이 너무 많아서 오히려 쓰기가 어렵습니다. 그런데 대부분의 소규모 매장은 엑셀 시트 하나면 충분합니다. 중요한 건 도구가 아니라 규칙을 정하고 지키는 것이기 때문입니다. 이 글에서는 오늘 바로 만들 수 있는 재고 시트 구성과 운영 방법을 정리했습니다.
재고를 모르면 돈이 새어나갑니다
재고관리를 안 할 때 생기는 손실은 세 가지 방향에서 동시에 발생합니다.
결품 손실 — 팔 수 있었는데 재료가 없어서 못 판 매출입니다. 눈에 안 보여서 가장 과소평가되는 손실입니다.
폐기 손실 — 너무 많이 사둬서 버리는 비용입니다. 이건 눈에 보이니까 아프긴 한데, 이미 나간 돈이라 되돌릴 수 없습니다.
현금 묶임 — 창고에 쌓인 재고는 결국 현금입니다. 필요 이상 쌓여 있으면 그만큼 통장이 비어 있다는 뜻입니다.
여기에 하나 더, 재고를 모르면 원가율도 계산할 수 없습니다. 이번 달에 얼마나 남았는지 알려면 "기초재고 + 매입 − 기말재고"를 알아야 하는데, 재고 숫자가 없으면 이 식 자체가 성립하지 않습니다.
엑셀 재고관리, 이 순서로 시작하세요
1. 전 품목이 아니라 상위 20%부터
처음부터 모든 품목을 관리하려다 사흘 만에 포기하는 경우가 대부분입니다. 현실적인 시작은 금액 비중이 큰 품목 위주입니다.
한 달 매입 내역을 놓고 금액 순으로 정렬해 보세요. 보통 상위 20% 품목이 전체 매입액의 70~80%를 차지합니다. 이것만 관리해도 효과의 대부분을 가져갈 수 있습니다. 나머지 소모품은 "떨어지면 산다" 수준으로 두셔도 됩니다.
2. 시트는 세 장이면 충분합니다
① 품목표 — 품목코드, 품목명, 규격, 거래처, 단가, 발주 단위를 적습니다. 한 번 만들어두면 거의 안 바뀝니다.
② 입출고 기록 — 날짜, 품목, 구분(입고/출고), 수량, 비고. 재고관리의 핵심은 사실상 이 시트 하나입니다.
③ 현재고 요약 — 품목별로 입고 합계에서 출고 합계를 뺀 숫자와, 발주가 필요한지 여부를 보여줍니다.
3. 실사는 주 1회, 같은 요일 같은 시간에
기록만으로는 반드시 오차가 생깁니다. 깨지고, 시식하고, 적는 걸 잊습니다. 그래서 주기적으로 직접 세어 장부와 맞추는 재고 실사가 필요합니다.
중요한 건 요일과 시간을 고정하는 것입니다. 매주 월요일 오픈 전처럼 정해두면 습관이 되고, 무엇보다 주간 비교가 가능해집니다. 실사 결과와 장부가 차이 나면 그 차이 자체가 정보입니다. 계속 특정 품목만 비면 손실 원인을 찾아봐야 합니다.
4. 발주 시점을 숫자로 정하기
"이제 슬슬 시켜야 하나" 하고 감으로 판단하면 매번 결품이나 과잉이 생깁니다. 대신 이렇게 계산하세요.
발주점 = 하루 평균 사용량 × 배송에 걸리는 날수 + 안전재고
예를 들어 하루 평균 5통을 쓰고 주문하면 이틀 뒤 오는 재료라면, 10통 + 여유분 정도가 남았을 때 주문해야 합니다. 이 숫자를 품목표에 적어두고, 현재고가 그 아래로 떨어지면 셀 색이 바뀌도록 조건부 서식을 걸어두면 매번 고민할 필요가 없어집니다.
수식은 세 개면 됩니다
엑셀을 잘 다루지 못해도 괜찮습니다. 실제로 필요한 건 이 정도입니다.
- SUMIF — 입출고 기록에서 특정 품목의 입고/출고 합계를 구합니다. 현재고 계산의 전부입니다.
- VLOOKUP 또는 XLOOKUP — 품목코드로 품목명과 단가를 불러옵니다. 매번 이름을 타이핑하지 않아도 됩니다.
- 조건부 서식 — 현재고가 발주점 아래면 빨갛게 칠합니다. 수식은 아니지만 실무에서 가장 유용합니다.
여기에 드롭다운 목록(데이터 유효성 검사)으로 품목을 고르게 하면 오타로 인한 오류가 거의 사라집니다. 구글 스프레드시트로 만들면 휴대폰에서도 입력할 수 있어서, 매장에서 바로 기록하기에 더 편합니다.
주의사항
- 파일이 날아가면 처음부터 다시 해야 합니다. 구글 스프레드시트나 클라우드에 두어 자동 저장되게 하시고, 월말에는 그달 파일을 따로 복사해 남겨두세요.
- 식품을 다루는 업종은 재고 수량뿐 아니라 유통기한과 입고일을 함께 적어야 합니다. 선입선출이 지켜지지 않으면 재고가 맞아도 폐기가 발생합니다.
- 세법상 장부와 증빙은 일정 기간 보관해야 합니다. 엑셀 재고 시트는 내부 관리용이므로, 세금계산서·거래명세서 같은 실제 증빙은 별도로 보관하셔야 합니다.
자주 묻는 질문
Q. 알바생에게 입력을 맡겨도 될까요?
입출고 기록 입력은 맡기셔도 됩니다. 다만 품목표 수정 권한은 사장님만 갖는 게 좋습니다. 품목이 마음대로 추가되면 집계가 어긋납니다. 구글 스프레드시트는 시트별로 보호 설정을 걸 수 있습니다.
Q. 실사를 했더니 장부와 차이가 큽니다.
처음에는 원래 많이 차이 납니다. 한두 달은 오차를 맞추는 기간이라고 생각하시고, 차이가 생긴 원인을 비고란에 적어두세요. 시식, 폐기, 파손 같은 항목을 출고 구분에 추가하면 오차가 빠르게 줄어듭니다.
Q. 엑셀로 하다가 프로그램으로 넘어가야 하는 시점은 언제인가요?
관리 품목이 100개를 넘거나, 지점이 두 곳 이상이 되거나, 재고 입력에 하루 30분 넘게 쓰게 되면 그때 검토하시면 됩니다. 그전까지는 엑셀이 더 빠르고 유연합니다.
정리
재고관리는 프로그램이 아니라 규칙에서 시작합니다. 금액 비중이 큰 상위 20% 품목만 골라 품목표·입출고·현재고 세 장짜리 엑셀을 만들고, 주 1회 같은 요일에 실사하고, 발주점을 숫자로 정해두면 결품과 폐기가 눈에 띄게 줄어듭니다. 필요한 기능은 SUMIF와 조건부 서식 정도이며, 구글 스프레드시트로 만들면 매장에서 휴대폰으로 바로 입력할 수 있습니다. 완벽한 시스템을 만들려 하지 마시고, 이번 주 월요일 실사부터 시작해 보세요.